Послуги інвентаризації

Що таке інвентаризація і для чого вона потрібна

Інвентаризація – це звірка облікової та фактичної кількості ТМЦ організації. Простими словами – контрольна точка, що дозволяє підтвердити наявність активів компанії. Роздрібний магазин – це свого роду підприємство, яке працює у форматі B2C з безліччю бізнес-процесів та потребує контролю.

Які бувають види інвентаризації

Залежно від потреб та поставлених завдань, бізнес вибирає для себе один або кілька видів проведення інвентаризації:

Повна;
Вибіркова (часткова);
Циклічна.

Повна інвентаризація

Ідеальне проведення повної інвентаризації – коли магазин закритий, наприклад, вранці чи вночі. Але вранці, до відкриття, можна порахувати лише магазин із невеликим товарним залишком. Магазини з великим товарним залишком доведеться рахувати вночі. Але навіть проведення інвентаризації вночі, коли здається, що без зайвої метушні та відсутність клієнтів все буде легко – помилка.

Такий процес веде за собою чималі витрати як фінансові, так і організаційні. Як мінімум, організацію співробітників, яким перед нічною та після неї необхідно надати вихідний, обладнання, адміністрація для зведення результатів тощо. Також не варто забувати, що робота вночі призводить до більшої кількості помилок, ніж вдень.

Проведення інвентаризації вдень – також не легкий процес, оскільки під час інвентаризації відбуваються касові операції у магазині. Тобто продажі (списання) та повернення товарів (оприбуткування). Ці операції безпосередньо впливають на збільшення кількості позицій, які потрібно перевіряти ще раз при зведенні даних.

За яких обставин проводиться повна інвентаризація

Для інвентаризації є низка чинників. Основні перераховані нижче:

Регулярна інвентаризація для контролю та оцінки актуальної наявності ТМЦ (залежно від внутрішньої політики та можливостей компанії);
Інвентаризація для складання бухгалтерської звітності;
Інвентаризація за зміни матеріально відповідальних осіб;
Інвентаризація під час переїзду/закриття магазину.

Що таке циклічна інвентаризація

Один із най інноваційних та безболісних інструментів інвентаризації. Має на увазі проведення інвентаризації всіх ТМЦ у заздалегідь встановлений період часу шляхом щоденного перерахунку певної частини ТМЦ у режимі онлайн.

Цей інструмент вже активно використовують для інвентаризації складів. Як правило, на складі зберігається велика кількість товарів та повна зупинка складу для інвентаризації практично неможлива, тому що на інвентаризацію підуть дні, а відсутність відвантажень – дуже болісно для бізнесу.

Циклічна інвентаризація дозволяє, не зупиняючи бізнес-процеси компанії проводити перерахунок ТМЦ у магазині/складі. Звичайно, цей процес дуже складний у плані реалізації, тому що в програму обліку необхідно вносити безліч доробок, правил та алгоритмів.

Навіщо потрібна вибіркова інвентаризація

Вибіркова інвентаризація потрібна для звіряння облікової та фактичної кількості товарів за певною кількістю артикулів, партій, категорій тощо. Простими словами – точкова звірка. Є безліч методологій побудови «вибірок» (перелік артикулів до перерахунку), залежить від мети. Найчастіше вибіркову інвентаризацію проводять при виникненні проблематик з будь-яким артикулом, партією товарів.

Важливо! Не слід забувати, що проведення інвентаризації не вбереже Вас на 100% від усіх можливих ризиків. Ідеальна зв’язка – інвентаризація + аудит магазину.

Що являє собою аудит магазину

Аудит роздрібного магазину спрямований на запобігання втратам компанії, як від зовнішніх, так і внутрішніх чинників. При регулярному та якісно проведеному аудиті бізнес максимально захищає свої активи від всіляких ризиків.

Під час проведення аудиту, у чек-листі перевірки обов’язково присутні пункти, спрямовані зовнішні чинники розкрадання. Працездатність антикрадіжних воріт, наявність кліпсів на товарі, охорона і т.д. Але як показує практика та статистика, понад 80% розкрадання та махінацій припадає на персонал.

Для запобігання та виявлення саме внутрішніх махінацій в основному проводиться аудит, який також супроводжується вибірковою інвентаризацією товарів за певною методологією.

Основні чотири напрями розкрадань:

Махінації зі знижками;
Списання браку (відсутність процедур та контролю);
Прибуткові/витратні документи (відсутність контролю);
Продаж не через касу.

Кожен із цих напрямків потребує регулярної та ретельної перевірки. За відсутності перевірок – ризик махінацій та розкрадань зростає у рази.

При аудиті здійснюється не лише перевірка окремих пунктів, а й загалом великої кількості бізнес-процесів, створюється низка необхідних звітів для контролю, методології вибіркових інвентаризацій.

Висновок

Для максимального захисту активів бізнесу необхідно регулярно проводити повну інвентаризацію магазину (періодичність залежно від потреби та ситуації) та проводити внутрішній аудит, який супроводжується вибірковою інвентаризацією ТМЦ.

Найпопулярніші запитання

Що таке інвентаризація та чому вона важлива для мого бізнесу?

Інвентаризація – це процес перерахунку та контролю за наявними товарами на складі або в магазині. Вона дозволяє точно визначити кількість та стан товарів, що дозволяє уникнути фінансових збитків внаслідок невідповідності даних з реальним станом запасів.

Чим відрізняються послуги інвентаризації від Fashionlogistics від інших компаній?

Fashionlogistics має багаторічний досвід у галузі логістики та інвентаризації для модної індустрії. Наші професіонали розуміють унікальні потреби цього сектору та надають індивідуальний підхід до кожного клієнта. Ми використовуємо сучасні технології та ефективні методи для максимізації точності і швидкості інвентаризаційного процесу.

Які переваги отримує мій бізнес при замовленні послуг інвентаризації від Fashionlogistics?

Значний час та зусилля, зекономлені завдяки високій швидкості інвентаризації. Мінімізація помилок та уникнення невідповідностей в даних про запаси. Можливість отримати детальний звіт про стан інвентаря та рекомендації щодо оптимізації управління запасами. Отримання результату від незалежної та незацікавленої сторони.

Як проходить процес інвентаризації з Fashionlogistics?

Перед інвентаризацією ми проводимо попереднє обговорення з клієнтом, де визначаємо обсяг та деталі процесу. Після цього наша команда професіоналів здійснює фізичний облік запасів, використовуючи сучасні технології та аналізуючи дані. Після завершення ми надаємо клієнтові докладний звіт із результатами.

Чи може Fashionlogistics надати інвентаризаційні послуги для моєї мережі магазинів?

Так, ми готові надати інвентаризаційні послуги як для окремих магазинів, так і для цілої мережі, включаючи склад. Незалежно від масштабу вашого бізнесу, ми підготуємо індивідуальний план інвентаризації, щоб задовольнити ваші потреби.

Чи гарантує Fashionlogistics повну конфіденційність моїх даних?

Абсолютно так. Ми повністю розуміємо важливість конфіденційності інформації клієнтів. У всіх наших процедурах ми дотримуємося суворих стандартів захисту даних та ніколи не розголошуємо або не передаємо інформацію третім особам.