Co to jest inwentaryzacja i dlaczego jest potrzebna
Inwentaryzacja to uzgodnienie księgowych i rzeczywistych ilości zapasów organizacji. Mówiąc prościej, jest to punkt kontrolny, który pozwala potwierdzić dostępność aktywów firmy. Sklep detaliczny jest rodzajem przedsiębiorstwa, które działa w formacie B2C z wieloma procesami biznesowymi i wymaga kontroli.
Jakie są rodzaje zapasów
W zależności od potrzeb i celów, firma wybiera jeden lub więcej rodzajów zapasów:
- Pełny;
- Selektywny (częściowy);
- Cykliczne.
Pełna inwentaryzacja
Idealnym momentem na przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji jest zamknięcie sklepu, na przykład rano lub w nocy. Ale rano, przed otwarciem, można policzyć tylko sklep z niewielkim stanem magazynowym. Sklepy z dużym stanem magazynowym będą musiały być liczone w nocy. Ale nawet przeprowadzanie inwentaryzacji w nocy, kiedy wydaje się, że wszystko będzie łatwe bez zbędnego zamieszania i nieobecności klientów, jest błędem.
Proces ten pociąga za sobą znaczne koszty, zarówno finansowe, jak i organizacyjne. Wiąże się to co najmniej z organizacją pracowników, którzy potrzebują dnia wolnego przed i po pracy nocnej, sprzętem, administracją w celu zestawienia wyników itp. Nie należy również zapominać, że praca w nocy prowadzi do większej liczby błędów niż w ciągu dnia.
Przeprowadzenie inwentaryzacji w ciągu dnia również nie jest łatwym procesem, ponieważ transakcje gotówkowe w sklepie odbywają się podczas inwentaryzacji. Czyli sprzedaż (odpisy) i zwroty towarów (księgowania). Transakcje te bezpośrednio wpływają na wzrost liczby pozycji, które należy dwukrotnie sprawdzić podczas uzgadniania danych.
W jakich okolicznościach przeprowadzana jest pełna inwentaryzacja?
Na inwentaryzację składa się wiele czynników. Główne z nich wymieniono poniżej:
- Regularna inwentaryzacja w celu kontroli i oceny faktycznej dostępności zapasów (w zależności od wewnętrznych zasad i możliwości firmy);
- Inwentaryzacja na potrzeby sprawozdawczości finansowej;
- Inwentaryzacja w przypadku zmiany osób odpowiedzialnych materialnie;
- Inwentaryzacja podczas przeprowadzki/zamknięcia sklepu.
Czym jest inwentaryzacja cykliczna?
Jedno z najbardziej innowacyjnych i bezbolesnych narzędzi do inwentaryzacji. Obejmuje ono inwentaryzację wszystkich pozycji magazynowych w określonym czasie poprzez codzienne przeliczanie określonej części zapasów online.
Narzędzie to jest już aktywnie wykorzystywane do inwentaryzacji magazynu. Z reguły w magazynie przechowywana jest duża liczba towarów, a całkowite zamknięcie magazynu w celu inwentaryzacji jest prawie niemożliwe, ponieważ ukończenie inwentaryzacji zajmie kilka dni, a brak przesyłek jest bardzo bolesny dla firmy.
Inwentaryzacja cykliczna pozwala na ponowne przeliczenie zapasów w sklepie/magazynie bez przerywania procesów biznesowych firmy. Oczywiście proces ten jest bardzo trudny do wdrożenia, ponieważ wymaga wprowadzenia wielu ulepszeń, reguł i algorytmów do oprogramowania księgowego.
Dlaczego potrzebna jest inwentaryzacja wyrywkowa?
Kontrola wyrywkowa jest potrzebna do uzgodnienia księgowej i rzeczywistej ilości towarów dla określonej liczby pozycji, partii, kategorii itp. Mówiąc prościej, jest to kontrola wyrywkowa. Istnieje wiele metodologii tworzenia „próbek” (listy pozycji do przeliczenia), w zależności od celu. Najczęściej kontrola wyrywkowa jest przeprowadzana, gdy pojawiają się problemy z dowolną pozycją lub partią towarów.
Czym jest audyt sklepu?
Audyt sklepu detalicznego ma na celu zapobieganie stratom wynikającym zarówno z czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Dzięki regularnym i wysokiej jakości audytom firma chroni swoje aktywa przed wszelkiego rodzaju zagrożeniami.
Podczas audytu lista kontrolna audytu musi zawierać elementy dotyczące zewnętrznych czynników kradzieży. Sprawność bramek antykradzieżowych, obecność klipsów na towarach, bezpieczeństwo itp. Jednak, jak pokazuje praktyka i statystyki, ponad 80% kradzieży i oszustw popełnianych jest przez pracowników.
W celu zapobiegania i wykrywania oszustw wewnętrznych przeprowadzany jest głównie audyt, któremu towarzyszy również inwentaryzacja próbna towarów zgodnie z określoną metodologią.
- Oszustwa z rabatami;
- Odpisywanie usterek (brak procedur i kontroli);
- Dokumenty przychodowe/kosztowe (brak kontroli);
- Sprzedaż nie odbywa się za pośrednictwem kasy fiskalnej.
Każdy z tych obszarów wymaga regularnych i dokładnych kontroli. W przypadku braku kontroli ryzyko oszustwa i kradzieży znacznie wzrasta.
Podczas audytu sprawdzane są nie tylko poszczególne elementy, ale także duża liczba procesów biznesowych w ogóle, tworzonych jest szereg niezbędnych raportów do kontroli oraz opracowywana jest metodologia kontroli wyrywkowych.
Wnioski.
Aby zmaksymalizować ochronę aktywów biznesowych, konieczne jest regularne przeprowadzanie pełnej inwentaryzacji sklepu (częstotliwość zależy od potrzeby i sytuacji) oraz przeprowadzanie audytu wewnętrznego połączonego z próbną inwentaryzacją zapasów.
